Das Wartungsprotokoll für Lüftungsanlagen: Anforderungen nach SWKI VA104-01

Wer in der Schweiz Lüftungsanlagen wartet, kommt an der Richtlinie SWKI VA104-01 («Hygiene-Anforderungen an raumlufttechnische Anlagen und Geräte») nicht vorbei. Sie definiert, wie raumlufttechnische Anlagen hygienisch betrieben, kontrolliert und – entscheidend – dokumentiert werden müssen. Das Wartungs- und Kontrollprotokoll ist dabei kein Papierkram-Anhängsel, sondern das eigentliche Produkt der Kontrolle: Ohne Protokoll hat die Hygienekontrolle im Nachweissinn nicht stattgefunden. Dieser Beitrag zeigt, was ein Wartungsprotokoll für Lüftungsanlagen enthalten muss, wer wofür verantwortlich ist, welche Fehler in der Praxis am häufigsten vorkommen – und wie eine brauchbare Vorlage aufgebaut ist.

Rechtlicher Rahmen: Norm, nicht Gesetz – aber nachweispflichtig

Zur Einordnung: Die SWKI VA104-01 ist eine Richtlinie des Schweizerischen Vereins von Gebäudetechnik-Ingenieuren, kein Gesetz. Verbindlich wird sie an Arbeitsplätzen auf indirektem Weg: Die Verordnung 3 zum Arbeitsgesetz (ArGV 3, Art. 17) verlangt, dass lüftungstechnische Anlagen den hygienischen Anforderungen genügen und entsprechend instand gehalten werden; die SECO-Wegleitung konkretisiert dies über den Stand der Technik – und der heisst bei der Lüftungshygiene SWKI VA104-01. Korrekt formuliert ist die Hygienekontrolle also normpflichtig und nachweispflichtig, nicht «gesetzlich vorgeschrieben». Für den Betreiber läuft es praktisch auf dasselbe hinaus: Im Schadens- oder Streitfall (etwa bei der Werkeigentümerhaftung nach OR Art. 58) zählt, was dokumentiert ist.

Intervalle: alle 2 oder 3 Jahre – und die Erstkontrolle

Die Richtlinie gibt klare Rhythmen für die periodische Hygienekontrolle vor:

• Anlagen mit Luftbefeuchtung: alle 2 Jahre. Befeuchter sind hygienisch die kritischsten Komponenten (Wasser, Wärme, Nährstoffe – ideale Bedingungen für Keimwachstum).
• Anlagen ohne Luftbefeuchtung: alle 3 Jahre.
• Neue Anlagen: Vor der Inbetriebnahme, spätestens innert 3 Monaten danach, ist der hygienische Zustand zu kontrollieren – insbesondere, dass die Anlage frei von Baustaub und Verschmutzung ist.

Dazwischen liegen die laufenden Wartungsarbeiten nach Wartungsplan (Filterwechsel, Reinigung, Funktionskontrollen), die ebenfalls zu dokumentieren sind. Wichtig ist die Unterscheidung: Die periodische Hygienekontrolle ist eine systematische Zustandsbeurteilung der ganzen Anlage; die Wartung ist die laufende Instandhaltung. Beide gehören ins Wartungsbuch der Anlage.

Was das Protokoll enthalten muss

Ein Protokoll, das als Nachweis taugt, beantwortet vier Fragen lückenlos: Welche Anlage? Was wurde geprüft und gemessen? Was wurde gefunden? Wer bestätigt das? Daraus ergeben sich die Pflichtbestandteile.

Anlagendaten

Eindeutige Identifikation der Anlage: Objekt und Standort, Anlagenbezeichnung und -nummer, Anlagentyp (Zu-/Abluft, mit/ohne Befeuchtung, Kälte), Baujahr, versorgte Zonen, Ansprechperson des Betreibers. Ohne saubere Anlagenidentifikation lässt sich Jahre später nicht mehr zuordnen, worauf sich ein Befund bezog – gerade bei Objekten mit mehreren Monoblocs.

Prüfpunkte

Die kontrollierten Komponenten mit Einzelbeurteilung, typischerweise: Aussenluftfassung, Filterstufen (Zustand, Sitz, Differenzdruck), Wärmetauscher und Register, Befeuchter inklusive Wasserqualität, Ventilatoren, Kondensatwannen und -abläufe, Schalldämpfer, Kanalnetz (Staubablagerungen, Feuchte, Korrosion), Durchlässe in den Räumen. Je Prüfpunkt gehört eine klare Bewertung ins Protokoll – bewährt hat sich ein dreistufiges Schema (in Ordnung / Mangel geringfügig / Mangel erheblich), ergänzt um Bemerkungen.

Messwerte

Zahlen machen das Protokoll belastbar: Differenzdrücke über den Filterstufen, Temperaturen und Feuchtewerte, bei Anlagen mit Befeuchtung die mikrobiologischen Befunde des Befeuchterwassers gemäss den Vorgaben der Richtlinie. Jeder Messwert braucht Einheit, Messstelle und – wo vorhanden – den Grenz- oder Richtwert daneben, sonst kann ihn später niemand einordnen.

Mängel und Massnahmen

Der wertvollste Teil des Protokolls: festgestellte Mängel mit Ort, Beschreibung, Einstufung der Dringlichkeit und empfohlener Massnahme samt Frist. Ein Protokoll, das Mängel benennt, aber keine Massnahme empfiehlt, lässt den Betreiber mit seiner Verantwortung allein – und den Wartungsbetrieb ohne Folgeauftrag.

Fotos

Fotodokumentation ist in der Richtlinienpraxis Standard geworden, und aus gutem Grund: Ein Bild eines verschmutzten Zuluftkanals oder einer veralgten Kondensatwanne überzeugt Betreiber und Verwaltung mehr als jede Textzeile. Fotos gehören beschriftet (Anlage, Komponente, Datum) und fest mit dem Protokoll verbunden – nicht lose im Fotoordner eines Mobiltelefons.

Unterschrift

Das Protokoll dokumentiert eine Leistung und eine fachliche Beurteilung. Es braucht Datum, Name und Unterschrift der ausführenden Fachperson – und sinnvollerweise die Gegenzeichnung des Betreibers oder seiner Vertretung. Die Unterschrift des Kunden vor Ort hat einen zweiten, kaufmännischen Nutzen: Sie bestätigt die erbrachte Leistung und beschleunigt die Verrechnung.

Archivierung beim Betreiber

Die SWKI VA104-01 verlangt, dass Kontrollen dokumentiert und die Unterlagen beim Betreiber archiviert werden. Das Original des Protokolls gehört also in die Anlagendokumentation des Betreibers – das Wartungsbuch der Anlage –, nicht nur in die Ablage des Wartungsbetriebs. Bewährt hat sich die Aufbewahrung über die gesamte Lebensdauer der Anlage: Erst die Reihe der Protokolle zeigt Entwicklungen (etwa zunehmende Verschmutzung trotz gleicher Intervalle) und belegt den kontinuierlichen Unterhalt. Der Wartungsbetrieb führt sinnvollerweise eine eigene Kopie – als Service für den Kunden und als eigene Absicherung.

Wer ist verantwortlich?

Die Rollenverteilung ist klar, wird aber oft verwischt:

• Der Betreiber trägt die Verantwortung für den hygienisch einwandfreien Betrieb und die Archivierung der Nachweise. Er kann die Ausführung delegieren, die Verantwortung nicht.
• Der ausführende Betrieb schuldet die fachgerechte Kontrolle und ein vollständiges, korrektes Protokoll. Die Richtlinie verlangt für Hygienekontrollen entsprechend geschultes Personal (Ausbildung nach SWKI VA104-01, für Inspektionen Kategorie A); Betriebe sollten die Qualifikation ihrer Leute im Protokoll ausweisen.
• Die Verwaltung handelt als Vertreterin des Eigentümers und ist in der Praxis die wichtigste Adressatin: Sie muss gegenüber Eigentümern, Mietern und Versicherern auskunftsfähig sein.

Für Haustechnik-Betriebe liegt hier ein sauberes Vertragsargument: Wer dem Betreiber nicht nur die Kontrolle, sondern die vollständige, archivierungsfertige Dokumentation liefert, verkauft die Erfüllung einer Nachweispflicht – nicht bloss Arbeitsstunden.

Häufige Fehler in der Praxis

1. Pauschalbefund statt Einzelbewertung. «Anlage in Ordnung» ohne Prüfpunktliste ist kein Nachweis, sondern eine Behauptung.
2. Messwerte ohne Bezug. Ein Differenzdruck ohne Filterklasse und Sollwert ist wertlos.
3. Fotos bleiben auf dem Telefon. Nicht zugeordnete Bilder sind zwei Jahre später nicht mehr beweistauglich.
4. Mängel ohne Massnahme und Frist. So versandet der Befund – und im Schadenfall stellt sich die Frage, warum niemand reagiert hat.
5. Protokoll bleibt beim Wartungsbetrieb. Die Richtlinie verlangt die Archivierung beim Betreiber; wer das Protokoll nie übergibt, lässt seinen Kunden mit einer Nachweislücke zurück.
6. Intervall verpasst. Der häufigste Fehler überhaupt: Ohne Fristenüberwachung wird aus «alle 3 Jahre» schnell «alle 4 Jahre» – und die Lücke steht dauerhaft in der Dokumentationskette.
7. Handschrift, die niemand lesen kann. Ein Protokoll, das erst im Büro abgetippt werden muss, wird verzögert, verfälscht oder vergessen.

Aufbau einer brauchbaren Vorlage

Eine Vorlage für das Wartungsprotokoll einer Lüftungsanlage sollte auf ein bis zwei Seiten plus Anhang folgende Struktur haben:

1. Kopf: Objekt, Anlagenbezeichnung/-nummer, Anlagentyp, mit/ohne Befeuchtung, Datum, ausführende Fachperson mit Qualifikation, Art der Kontrolle (periodische Hygienekontrolle / Wartung / Erstkontrolle).
2. Prüfpunktliste: Komponenten von der Aussenluftfassung bis zu den Durchlässen, je mit Bewertung (i. O. / geringfügiger Mangel / erheblicher Mangel) und Bemerkungsfeld.
3. Messwerte: Tabelle mit Messstelle, Wert, Einheit, Richt-/Grenzwert.
4. Mängelliste: Nummerierte Mängel mit Foto-Verweis, Dringlichkeit, empfohlener Massnahme und Frist.
5. Fotoanhang: Beschriftete Bilder mit Zuordnung zu Prüfpunkt oder Mangel.
6. Abschluss: Gesamtbeurteilung, nächste fällige Kontrolle (Datum), Unterschriften von Fachperson und Betreiber.
7. Verteiler: Original an Betreiber (Wartungsbuch der Anlage), Kopie an ausführenden Betrieb.

Eine ausfüllbare Vorlage nach dieser Struktur stellen wir als Download bereit – als PDF zum Ausdrucken und als Tabellenversion zum Anpassen an die eigenen Anlagentypen.

Häufige Fragen (FAQ)

Was muss ein Wartungsprotokoll für eine Lüftungsanlage enthalten?

Sieben Elemente: eindeutige Anlagendaten, die geprüften Komponenten mit Einzelbewertung, Messwerte mit Einheit und Richtwert, festgestellte Mängel mit Massnahmen und Fristen, beschriftete Fotos, Datum mit Unterschrift der Fachperson sowie den Vermerk der nächsten Fälligkeit. Das Original gehört in die Anlagendokumentation des Betreibers.

Wie oft ist eine Hygienekontrolle der Lüftung nach SWKI VA104-01 fällig?

Alle 2 Jahre bei Anlagen mit Luftbefeuchtung, alle 3 Jahre bei Anlagen ohne Befeuchtung. Neue Anlagen sind vor der Inbetriebnahme, spätestens innert 3 Monaten danach, erstmals hygienisch zu kontrollieren.

Ist die Hygienekontrolle der Lüftungsanlage gesetzlich vorgeschrieben?

Nein, sie ist normpflichtig: Die SWKI VA104-01 ist eine Richtlinie, die an Arbeitsplätzen über ArGV 3 Art. 17 und die SECO-Wegleitung quasi-verbindlich wird. Der Betreiber muss die dokumentierten Kontrollen faktisch nachweisen können – ohne sie fehlt ihm im Schadenfall der Beleg sorgfältigen Unterhalts.

Wer muss das Wartungsprotokoll aufbewahren?

Der Betreiber: Die SWKI VA104-01 verlangt die Dokumentation der Kontrollen und deren Archivierung beim Betreiber der Anlage. Bewährt ist die Aufbewahrung über die gesamte Lebensdauer der Anlage. Der ausführende Wartungsbetrieb behält sinnvollerweise eine Kopie.

Wer darf Hygienekontrollen an Lüftungsanlagen durchführen?

Fachpersonen mit entsprechender Qualifikation und Schulung nach SWKI VA104-01; für Hygieneinspektionen ist eine Ausbildung der Kategorie A vorgesehen. Der ausführende Betrieb sollte die Qualifikation der eingesetzten Person im Protokoll ausweisen.

In eigener Sache: WartungsBuch ist eine Schweizer Software für Haustechnik-Betriebe: Wartungsverträge pro Anlage, automatische Fälligkeiten nach Normintervallen, mobile Protokolle mit Fotos und Unterschrift sowie QR-Rechnung – in einem Ablauf. Wir entwickeln sie derzeit gemeinsam mit Gründungsbetrieben. Informationen unter wartungsbuch.ch.